Radka Bystřická
Možná jste v současné chaotické mezinárodní situaci před pár týdny zaznamenali jeden z mnoha skandálů. Představitelé vlády Spojených států si přes aplikaci Signal domlouvali útok na Hútíe v Jemenu. Omylem však do skupinového chatu přidali i novináře z The Atlantic, a to rovnou šéfredaktora. Dá se to přirovnat k situaci, kdybyste do své tajné konverzace zahrnuli šéfredaktora Respektu nebo Deníku N. Ups. Citlivá operace, tajné plány… a k tomu reportér, který se z čistého nebe ocitl v přímém přenosu domlouvání vojenské operace.
Proč to zmiňujeme? Protože je to výborná ukázka toho, co se stane, když bezpečnostní pravidla narazí na realitu – nebo spíš na používání nepříliš vhodných nástrojů. A i když se v českých neziskovkách letecký útok zpravidla neplánuje, podobné chyby se stávají i nám. A následky umí být taky pěkně nepříjemné.
Signal je skvělý. Ale ne pro týmy
A teď důležité rozlišení. Signal je skvělý nástroj pro soukromou komunikaci. Je šifrovaný end-to-end, takže vaše zprávy nemůže číst nikdo kromě vás a příjemců či příjemkyň – ani samotný Signal. Neuchovává metadata, neukládá obsah zpráv, a co je hlavní – nikomu nic neprodává. Pokud si chcete psát s kamarádkou, partnery nebo třeba informátorem v severočeském kraji, Signal je výborná volba.
Signal, stejně jako třeba WhatsApp, však není určený pro týmovou komunikaci. Nepodporuje správu uživatelů a uživatelek ani neumožňuje centrální nastavení práv, což znamená, že nemáte kontrolu nad tím, kdo je ve skupině, co může vidět, nebo co se stane, když někdo odejde z organizace. Navíc – jak ukázala americká vláda – můžete do skupiny omylem velmi jednoduše přidat někoho, kdo by tam vůbec neměl být.
Proč vůbec vládní úředníci použili Signal?
To je na celé situaci možná to nejzajímavější. V roce 2024 vydala americká Agentura pro kybernetickou bezpečnost a infrastrukturu (CISA) doporučení, aby vysoce exponovaní činitelé používali šifrované aplikace typu Signal jako ochranu proti cíleným útokům (doporučení zřejmě mířilo zejména na osobní komunikaci). Takže ano – použití Signalu bylo na určité úrovni oficiálně navrženo.
Doporučení však nebylo závazné a neřešilo použití těchto aplikací pro přenos utajovaných nebo důvěrných informací. Zároveň aplikace jako Signal nejsou v souladu se zákony o archivaci vládní komunikace. Třeba mizející zprávy jsou fajn pro osobní potřebu, ale trochu problém, když zákon vyžaduje, aby komunikace úředníků a úřednic byla dohledatelná.
Jak to celé dopadlo? Některé agentury používání Signalu výslovně zakázaly, jiné ho povolily pro vybrané účely. Výsledek? Zmatek, nejednotnost a nakonec incident, kdy se do důvěrné konverzace připletl novinář.
Tohle je důležitá lekce i pro nás, kteří komunikaci spravujeme. Když nastavíme systémy ve své organizaci příliš rigidně, nepřehledně nebo nepoužitelně, lidi si cestu ke komunikaci najdou. A často to bude cesta mimo systém – třeba právě přes Signal, WhatsApp, nebo soukromé e-maily, od kterých je to k potížím už jen krůček.
Co je lepší pro týmy?
Pokud řešíte komunikaci v rámci organizace, doporučujeme raději nástroje jako Microsoft Teams, Google Chat nebo Slack. Tyto aplikace:
- Jsou napojené na vaše uživatelské účty, takže víte, kdo je kdo.
- Umožňují správu přístupů a práv.
- Nabízejí archivaci, zálohování a možnost dohledat, co se kdy řešilo.
- Lze je bezpečně integrovat s dalšími nástroji (dokumenty, kalendáře, úkoly).
- Dají se nastavit tak, aby nerušily při soustředění.
Pro řízení organizace a ochranu citlivých dat jsou prostě lepší volbou než aplikace původně určené pro osobní chatování. Microsoft Teams získáte jako součást každého předplatného Microsoft 365 Busíness Premium (neziskovky mohou získat až 10 licencí zdarma – návod najdete na tomto odkaze). Pro svoji jednoduchost široce oblíbený Slack může většina českých neziskovek získat taktéž zdarma.
Poslechněte si o tom víc
Jestli vládnete angličtinou, o celé kauze skvěle mluvili v podcastu Hard Fork (díl z 28. března 2025). Doporučujeme si ho pustit třeba při cestě do práce – zjistíte víc o tom, jak komunikace (ne)funguje na nejvyšší úrovni, a možná vás inspiruje k malým zlepšením u vás v týmu.
Přijďte na Digitální den
Pokud vás téma interní komunikace zaujalo, přijďte na letošní Digitální den pro neziskovky – online konferenci, která se koná 20. května 2025. Právě interní komunikaci se letos budeme věnovat do hloubky. Jaké nástroje dává smysl používat? Jak je bezpečně nastavit? A co udělat pro to, aby je lidé ve vaší organizaci skutečně používali – a neobcházeli?
Čekají vás inspirativní přednášky, praktické workshopy a diskuse s odborníky a odbornicemi i lidmi z praxe. Ať už jste malá organizace nebo velká síť, najdete si tam to své.
Připojit se můžete odkudkoli – konference je plně online, stačí internet a kafe nebo čaj. Vstupenky si můžete koupit na této stránce.
Ponaučení a shrnutí na závěr
- Pro osobní citlivé zprávy: klidně Signal nebo WhatsApp.
- Pro týmovou komunikaci: raději Teams, Slack nebo Google Chat.
- A hlavně: nastavme si interní systémy tak, aby je lidé chtěli používat. Jinak nám do skupiny jednou přibude někdo, kdo tam vážně nemá co dělat.
